Subterceros
- Administrador
- 14 ago. 2023
- 8 Min. de lectura
Actualizado: 5 ene.
Parametrización Inicial \ Subterceros
Tabla de contenido
Los subterceros son una clasificación auxiliar del tercero principal que se utiliza en los sistemas contables para detallar o controlar movimientos contables asociados a una misma persona o entidad, sin necesidad de crear múltiples terceros independientes.
Existen varios tipos de subterceros como: sucursales, puntos de facturación, vehículos, inmuebles; etc. El uso del subtercero depende de la necesidad de cada empresa.
Para realizar la creación de los subterceros, es importante asociarlo al tercero principal a través de la ruta: Archivos/Catálogo de subterceros.
También podrá crear el subtercero directamente desde el Catálogo de Terceros, en la parte inferior derecha, donde se encuentra la sección "Subterceros".
Al seleccionar el libro que aparece en la parte inferior del catálogo de terceros el sistema lo redireccionará a un recuadro donde podrá seleccionar el tipo de subtercero a utilizar.
Sucursales Clientes
Permite crear un subtercero con el fin de realizar división al tercero y manejar por cada uno, una cartera especifica.
A. Nuevo: permite crear un nuevo subtercero en el sistema.
B. Modifica: permite agregar o actualizar información en los subterceros ya creados.
C. Elimina: permite eliminar un subtercero, siempre que no tenga movimientos relacionados que lo impidan.
D. Datos informativos
Código: identificador único del subtercero dentro del sistema.
Nombre: nombre descriptivo del subtercero o sucursal del cliente.
Tercero: corresponde al tercero principal (cliente) al cual se encuentra asociada la sucursal o subtercero.
Estado: permite la creación de estados la creación de este listado es libre a como lo desea organizar la empresa.
Dirección: dirección física de la sucursal del cliente.
Código postal: código postal correspondiente a la ubicación de la sucursal.
Teléfonos: campos para registrar uno o varios números de contacto asociados a la sucursal.
Email: correo electrónico de contacto general de la sucursal.
Email FE: correo electrónico destinado específicamente para el envío de factura Electrónica.
Municipio: ciudad o municipio donde se encuentra ubicada la sucursal.
Barrio: barrio o zona específica de ubicación de la sucursal.
Grupo: permite clasificar el subtercero dentro de un grupo definido por la empresa, facilitando filtros y reportes.
Encargado: nombre de la persona responsable o contacto principal de la sucursal.
Observaciones: campo libre para registrar información adicional relevante sobre la sucursal.
Latitud / Longitud: coordenadas geográficas de la ubicación de la sucursal.
Fecha de ingreso: fecha en la cual se creó o empezó a operar la sucursal.
Fecha de retiro: fecha en la que la sucursal dejó de operar o fue retirada del sistema.
E. Parámetros comerciales:
Zona: zona comercial asignada a la sucursal para efectos de segmentación.
Lista de precios: lista de precios específica que aplicará a la sucursal del cliente.
Vendedor: vendedor asignado a la sucursal para la gestión comercial.
Tar. ICA: tarifica de ICA correspondiente a la sucursal donde se presta el servicio.
F. Parámetros Logísticos
Bodega: bodega desde la cual se despacharán los productos asociados a esta sucursal.
Subgrupo: permite relacionar un subgrupo de tercero.
G. Otras variables: permite adicionar otras características al subtercero.
H. Herramientas:
Listado: permite para generar un listado de subterceros- sucursales aplicando diferentes filtros.
Exportar a excel: permite exportar a Excel el listado de subterceros- sucursales con todos los datos del catálogo.
Cambiar código: proceso que permite reemplazar el código de la sucursal actual por uno nuevo (recuerde realizar una copia de seguridad antes de realizar este proceso
Verificar tercero + subtercero en movimientos: esta herramienta permite reclasificar todos los movimientos de un subtercero a un nuevo tercero asignado, lo que implica que los registros realizados con el tercero anterior serán reemplazados por el nuevo. Como resultado, no se conservará el historial asociado al tercero original, ya que este será completamente sustituido.
Este proceso es irreversible, por lo tanto, se recomienda realizar una Copia de seguridad del sistema antes de ejecutarlo o puede visitar nuestro manual de Cambio de subtercero.
Examinar asistencia: permite generar un listado de los subterceros- sucursales generando un check list de asistencia y votación
I. Listado: acceso directo a el listado de subterceros clientes, permite generar un listado aplicando diferentes filtros.
J. Excel: permite exportar a Excel el listado de subterceros- sucursales con todos los datos del catálogo.
Puntos de Facturación Servicios Público
Podrá parametrizar los datos para facturar servicios públicos, para más información sobre este catálogo ingrese al manual Servicios Públicos.
A. Nuevo: permite crear nuevos subterceros.
B. Modificar: podrá adicionar o quitar datos ya relacionados con anterioridad.
C. Eliminar: retira de manera definitiva el subtercero seleccionado.
D. Excel: permite exportar todos los subterceros en la estructura de Excel.
E. Código: campo alfanumérico definido por el usuario.
F. Nombre: identifica el subtercero que está creando.
G. Tercero: persona natural o empresa principal que respalda el subtercero.
H. Estado: permite crear diferentes estados que desee relacionar al subtercero (ej.: Activo – inactivo).
I. Generales: pestaña donde podrá determinar algunos datos básicos del subtercero (Dir., Tel., Municipio, Tipo, zona, observaciones.).
J. Facturación: en la pestaña podrá relacionar los siguientes datos informativos (Medidor N°, estado del medidor, Precios Tarifas, Vendedor, Bodega y Email.).
K. Información SUI: Sistema Único de Información (SUI), herramienta técnica de reporte y acopio de información, no solo para la gestión de esta entidad, sino con el fin de garantizar el conocimiento general de la información en beneficio de los usuarios, las demás entidades del sector y establecer información oficial al Estado.
L. Características: información adicional y complementaria del catálogo.
Copropiedades
Permite incluir la información del propietario y arrendatario; para las entidades de propiedad horizontal, esto con el fin de controlar cada uno de sus movimientos.
A. Nuevo: permite crear nuevos subterceros.
B. Modificar: podrá adicionar o quitar datos ya relacionados con anterioridad.
C. Eliminar: retira de manera definitiva el subtercero seleccionado.
D. Datos informativos
Código: identificador único del subtercero dentro del sistema.
Nombre: nombre descriptivo del subtercero o sucursal del cliente.
Dirección: dirección física de la sucursal del cliente.
Tercero: corresponde al tercero principal (cliente) al cual se encuentra asociada la sucursal o subtercero.
Email: correo electrónico de contacto general de la sucursal.
Email FE: correo electrónico destinado específicamente para el envío de factura Electrónica.
Teléfonos: campos para registrar uno o varios números de contacto asociados a la sucursal.
Propietario:
Arrendatario:
Estado: permite la creación de estados la creación de este listado es libre a como lo desea organizar la empresa.
Municipio: ciudad o municipio donde se encuentra ubicada la sucursal.
Grupo: permite clasificar el subtercero dentro de un grupo definido por la empresa, facilitando filtros y reportes.
E. Definir constantes/novedades: permite establecer el valor de los conceptos a facturar para las propiedades horizontales , puede visitar el manual Act. Cuotas y Periodos.
F. Generar la facturación en difícil cobro:
G. Otras variables: permite adicionar características adicionales al subtercero.
H. Herramientas:
Listado: permite para generar un listado de subterceros- sucursales aplicando diferentes filtros.
Exportar a excel: permite exportar a Excel el listado de subterceros- sucursales con todos los datos del catálogo.
Cambiar código: proceso que permite reemplazar el código de la sucursal actual por uno nuevo (recuerde realizar una copia de seguridad antes de realizar este proceso
Verificar tercero + subtercero en movimientos: esta herramienta permite reclasificar todos los movimientos de un subtercero a un nuevo tercero asignado, lo que implica que los registros realizados con el tercero anterior serán reemplazados por el nuevo. Como resultado, no se conservará el historial asociado al tercero original, ya que este será completamente sustituido.
Este proceso es irreversible, por lo tanto, se recomienda realizar una Copia de seguridad del sistema antes de ejecutarlo o puede visitar nuestro manual de Cambio de subtercero.
Inmuebles
Es utilizada en el caso de que una inmobiliaria sea la encargada de cobrar el arriendo, el sistema permite incluir para el arrendatario los cobros establecidos y generará una factura al propietario por concepto de la prestación del servicio inmobiliario.
A. Información del Inmueble
Código: identificador único del inmueble dentro del sistema. Cambiar: permite modificar el código del inmueble si es necesario.
Inactivo: marca el inmueble como inactivo cuando ya no se utilice.
Nombre: nombre o referencia del inmueble (ejemplo: nombre del arrendatario)
Estado: define la condición del inmueble (por ejemplo: Arrendado, Disponible, etc.).
Dirección: ubicación exacta del inmueble.
Teléfonos: número(s) telefónicos asociados al inmueble o al arrendatario.
Municipio: ciudad o municipio donde se encuentra ubicado el inmueble.
Zona: clasificación geográfica o comercial asignada al inmueble.
Área (m2): tamaño del inmueble expresado en metros cuadrados.
B. Información del Propietario
Propietario: tercero dueño del inmueble registrado en el sistema.
Comisión: valor de comisión mínima y máxima acordada para gestión inmobiliaria.
% (Porcentaje de comisión): tarifa en porcentaje aplicada a la comisión.
IVA incluido: indica si el valor de la comisión incluye IVA.
Seguro Canon: valor asegurado sobre el canon de arrendamiento.
Inmueble propio: marca si el inmueble pertenece a la empresa administradora.
Aseguradora: compañía de seguros asociada al inmueble.
Seguro Administración: entidad que respalda el pago del canon o la administración del contrato.
Asegurador: nombre del asegurador o entidad responsable.
C. Información Bancaria
Banco: entidad bancaria donde se realizan consignaciones relacionadas al inmueble.
Tipo de cuenta: tipo de cuenta bancaria (Ahorros, Corriente, etc.).
Cuenta: número de cuenta del propietario.
Titular: nombre del titular de la cuenta bancaria.
Fecha de pagos: día sugerido para realizar pagos.
Días de pago: plazo asignado para el pago.
Fecha de ingreso: fecha en la que el inmueble fue registrado en el sistema.
D. Arrendatario
Tercero (Nit / Cédula – Nombre del Arrendatario): identifica al arrendatario que ocupa el inmueble.
Canon de arrendamiento: valor mensual acordado por concepto de arriendo del inmueble.
Gravado: indica si el canon está sujeto a IVA u otro impuesto según normatividad vigente.
Cuota de administración: valor correspondiente a la cuota de administración del inmueble, cuando aplique.
Participación %: porcentaje de participación que tendrá el arrendatario sobre conceptos como administración o cobros compartidos.
Administración: permite seleccionar la entidad o concepto bajo el cual se gestiona el cobro de administración.
Contrato No: número del contrato de arrendamiento registrado en el sistema.
Desde: fecha de inicio del contrato.
Hasta: fecha de finalización del contrato.
Tipo: clasificación del contrato según su destinación (ej: Residencial, Comercial, etc.).
Ciclo: periodicidad de facturación del arrendamiento (mensual, bimestral, etc.).
Facturar hasta: define hasta qué periodo se generará la facturación automática del contrato.
Banco: entidad financiera en la cual el arrendatario realiza pagos o está registrada la cuenta.
Tipo de cuenta: define si es cuenta de ahorros, corriente u otro tipo disponible.
Titular: persona o entidad propietaria de la cuenta bancaria registrada.
Vehículos
Permite incluir los datos del vehículo que tiene a cargo cada subtercero, esta información es informativa y no tiene un proceso especial.
Identificación del Vehículo
Placa: código único que identifica el vehículo. Inactivo: marca el vehículo como inactivo para dejar de utilizarlo en procesos.
Marca: marca del vehículo (Toyota, Chevrolet, etc.).
Descripción: nombre o referencia descriptiva del vehículo.
Modelo: año del modelo del vehículo.
No Trailer: número de trailer (si aplica).
No Chasis: número del chasis del vehículo.
No Motor: número de motor del vehículo.
Color: color del vehículo.
Estado: define si el vehículo es propio, arrendado o afiliado, según la configuración del sistema.
Propietario y Ubicación
Propietario: tercero al cual pertenece el vehículo.
Dirección: dirección asociada al vehículo.
Teléfonos: números telefónicos de contacto.
Transportador: identifica la empresa o tercero transportador asignado (si aplica).
Grupo: permite clasificar el vehículo dentro de un grupo o categoría definida.
Información Operativa (Manifiesto y Transporte)
Manifiesto: identificador del manifiesto o documento de control de operación.
Fecha del manifiesto: fecha asociada al manifiesto.
N° de puertas: número de puertas del vehículo.
N° de pasajeros: capacidad de pasajeros.
Clase: clase de vehículo (automóvil, camioneta, bus, moto, etc.).
Línea: línea específica de la marca.
Características Técnicas
Tipo de combustible: gasolina, diésel, gas, eléctrico, híbrido, etc.
Servicio: tipo de servicio (público, particular, especial, etc.).
Aduana de: información aduanera si aplica.
Cilindraje: capacidad del motor en cc.
Tipo de carrocería: tipo de estructura del vehículo.
Otros: campo libre para especificaciones adicionales.
Seguros – SOAT y Documentos de Tránsito
SOAT: número o referencia del seguro obligatorio.
Tarjeta de operación: información de tarjeta operativa si aplica.
Revisión técnico mecánica: información sobre la revisión vigente.
Seguro de responsabilidad civil: datos del seguro obligatorio adicional.
Seguro responsabilidad extracontractual: si aplica, información del seguro extendido.
Otros campos
Observaciones: campo libre para registrar anotaciones relevantes.
Otras variables: botón para adicionar otras características.
Usuario actualización / Fecha: muestra quién realizó la última actualización y cuándo.
Nota: los subterceros se habilitan dependiendo del módulo adquirido.
.png)
Comentarios