Planilla de Despacho
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- 18 sept 2023
- 4 min de lectura
Procesos \ FacturaciĆ³n \ Planilla de Despacho
Tabla de Contenido
La Planilla de DespachoĀ es una herramienta que facilita la organizaciĆ³n y el seguimiento de la distribuciĆ³n de mercancĆas, permitiendo centralizar en un solo documento las facturas, pedidos o remisiones que serĆ”n entregados. Mediante este proceso es posible asignar los responsables del transporte y del recaudo, controlar las fechas de despacho y entrega, generar formatos de seguimiento y consultar en cualquier momento el estado de las entregas realizadas. El uso adecuado de esta funcionalidad contribuye a optimizar la gestiĆ³n logĆstica de la empresa, mejorar el control sobre la mercancĆa en trĆ”nsito y facilitar el seguimiento de los documentos asociados a cada despacho.
CreaciĆ³n de Terceros para la Planilla de Despacho
Antes de generar una planilla de despacho, es necesario registrar los terceros que participarĆ”n en el proceso de distribuciĆ³n de la mercancĆa, como los transportadoresĀ y cobradores.
Para ello, ingrese por la ruta: Archivos/ CatĆ”logo de tercerosĀ y seleccione la opciĆ³n "Nuevo"Ā para crear el tercero. Diligencie la informaciĆ³n bĆ”sica requerida, como tipo de identificaciĆ³n, nombres, apellidos, y correo electrĆ³nico.Posteriormente, en la secciĆ³n de "ClasificaciĆ³n", active la clasificaciĆ³n que corresponda segĆŗn la funciĆ³n que desempeƱarĆ” el tercero:
Transportador:Ā para la persona o empresa responsable de transportar la mercancĆa hasta su destino.
Cobrador:Ā para la persona encargada de realizar el recaudo o cobro de la mercancĆa entregada, cuando aplique.
Una vez creados y clasificados estos terceros, podrƔn ser seleccionados al momento de elaborar la planilla de despacho, permitiendo asignar correctamente los responsables del transporte y del recaudo.
CreaciĆ³n de Planilla de Despacho
1. Crear planilla
Para ingresar al proceso de planilla de despachos, dirĆjase por la ruta: Procesos/FacturaciĆ³n/Planilla de despachos.
Seleccione la opciĆ³n "Nuevo"Ā para crear una nueva planilla de despacho. A continuaciĆ³n, diligencie la informaciĆ³n requerida, como:
NĆŗmero de la planilla.
Fecha.
Transportador (conductor).
Cobrador.
Placa del vehĆculo.
Bodega.
Observaciones (opcional).
Una vez complete la informaciĆ³n, haga clic en "Grabar".
2. Adicionar documentos a la planilla
DespuĆ©s de grabar la planilla, selecciĆ³nela para relacionar los documentos que serĆ”n despachados.
El sistema permite adicionar:
Facturas de venta.
Pedidos.
Remisiones.
Para ello dispone de las siguientes opciones:
Adicionar un documento
Seleccione el Ćcono "(+)"Ā e ingrese el tipo de comprobante y su nĆŗmero consecutivo. El documento quedarĆ” asociado a la planilla.
Adicionar varios documentos
Si desea incorporar varios documentos simultĆ”neamente, seleccione el Ćcono "+ Varias". El sistema mostrarĆ” un listado de los documentos disponibles; selecciĆ³nelos y haga clic en "Adicionar"Ā para incluirlos en la planilla.
Adicionar documentos desde examinar ventas por comprobante
Como alternativa, puede asignar documentos a una planilla desde el informe Examinar Ventas por Comprobante.Ingrese por la ruta: Informes/Ventas/Examinar ventas por comprobante.
Seleccione los comprobantes que desea despachar y luego ingrese a "Herramientas", donde encontrarĆ” las siguientes opciones:
Establecer planilla para todos:Ā asigna la misma planilla de despacho a todos los documentos seleccionados.
Establecer cobrador para todos:Ā asigna un mismo cobrador a todos los registros.
Establecer transportador para todos:Ā relaciona el mismo transportador para los documentos seleccionados.
Establecer fecha de entrega para todos:Ā asigna una fecha de entrega comĆŗn.
Establecer vendedor para todos:Ā permite modificar o asignar el vendedor de todos los comprobantes seleccionados.
3. Examinador
Una vez los documentos hayan sido asociados a la planilla de despacho, podrĆ” seleccionar la opciĆ³n "Examinador". Esta opciĆ³n abrirĆ” el informe "Examinar Ventas por Comprobante", filtrando automĆ”ticamente la informaciĆ³n para mostrar Ćŗnicamente las facturas, pedidos o remisiones que se encuentran relacionadas con la planilla seleccionada.
TambiĆ©n podrĆ” generar en "Reportes" el Informe de Planilla de Entregas, el cual permite consultar e imprimir la informaciĆ³n de los documentos asociados a una planilla de despacho.
El informe ofrece diferentes criterios para ordenar la informaciĆ³n, como direcciĆ³n, vendedor, comprobante, nombre del cliente, forma de pago o zona. AdemĆ”s, podrĆ” habilitar opciones adicionales como:
Detallar Ćtems:Ā muestra las referencias o artĆculos incluidos en cada documento.
Exportar anexo:Ā incorpora la informaciĆ³n del anexo registrado para cada cliente.
Incluir saldo de cartera del cobrador:Ā visualiza el saldo pendiente de cartera asociado al cobrador.
Reemplazar nombre por nombre comercial:Ā presenta el nombre comercial del cliente en lugar de su razĆ³n social o nombre registrado.
4. Despacho de la mercancĆa
Por Ćŗltimo, registre la fecha de despachoĀ y la fecha de entregaĀ de la mercancĆa, segĆŗn corresponda. Una vez la mercancĆa haya sido enviada, podrĆ” activar la opciĆ³n "Despachada"Ā para indicar que la planilla ya fue procesada. De esta forma, al realizar nuevas consultas, la planilla no se visualizarĆ” de manera predeterminada, a menos que se habilite el filtro "Incluir planillas despachadas".
Consulta y Herramientas de Planilla de Despacho
A. Nuevo:Ā permite crear una nueva planilla de despacho para relacionar los documentos que serĆ”n entregados y asignar los responsables del transporte y cobro.
B. Desde/Hasta:Ā permite establecer un rango de fechas para consultar las planillas de despacho registradas dentro del perĆodo seleccionado.
C. Modificar:Ā permite editar la informaciĆ³n de una planilla de despacho previamente creada.
D. Anular:Ā permite anular la planilla de despacho seleccionada cuando ya no deba utilizarse, sin eliminar el registro del sistema.
E. Eliminar:Ā permite eliminar definitivamente una planilla de despacho que no contenga movimientos o que ya no sea requerida.
F. Excel:Ā permite exportar el listado de planillas de despacho a un archivo de Microsoft Excel, incluyendo informaciĆ³n relevante como el nĆŗmero de la planilla, conductor, placa del vehĆculo, fechas de despacho y entrega.
G. Planilla: permite generar e imprimir el formato de la planilla de despacho, el cual contiene un consolidado de los documentos asociados a la planilla. En este formato se visualizarĆ” informaciĆ³n como el nĆŗmero y tipo de comprobante, cliente, valor total de cada documento, fecha de elaboraciĆ³n, fecha de vencimiento y demĆ”s datos necesarios para realizar el control y seguimiento de la mercancĆa durante su proceso de entrega.
Nota:Ā si necesita conocer el saldo real pendiente de cada factura cuando una venta quedĆ³ con un valor pendiente por cobrar, genere el informe de planilla de entregasĀ desde la opciĆ³n "Examinador"Ā y active el parĆ”metro "Incluir saldo de cartera del cobrador".
H. Incluir planillas despachadas:Ā al activar esta opciĆ³n, el sistema tambiĆ©n mostrarĆ” las planillas que ya fueron marcadas como despachadas; de lo contrario, Ćŗnicamente visualizarĆ” las planillas pendientes de despacho.
I. Consultar:Ā actualiza la informaciĆ³n segĆŗn los filtros de fecha aplicados, mostrando las planillas que cumplen con los criterios de bĆŗsqueda.
PodrĆ” obtener material audiovisual de Planilla de Despacho.
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