Contrato Laboral
Actualizado: 25 ago
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Tabla de Contenido
El contrato laboral es el registro mediante el cual el sistema permite parametrizar la información asociada a la relación laboral entre un trabajador y la empresa. En este registro se establecen las condiciones necesarias para que el sistema pueda realizar correctamente los procesos de liquidación y gestión de nómina.
A través de la configuración del contrato se pueden definir datos como el tipo de contrato, fechas de vinculación, cargo, tipo de liquidación, salario, jornada laboral, centro de trabajo, ubicación, medio de pago, parámetros de seguridad social, entre otros.
Debe Ingresar por la ruta: Archivos/Catálogo terceros/Herramientas/Hoja de vida empleado. En la pestaña de "Seguridad social", encontrarán la opción para crear contratos en la parte inferior de la ventana; donde debe dar clic en la opción "Adicionar".
Contratación
En esta pestaña se registra la información principal relacionada con el contrato laboral del empleado, incluyendo las condiciones de vinculación, ubicación, fechas y características del contrato.
La información se encuentra organizada en diferentes secciones:
Contrato/Convenio de asociación
Permite establecer la información básica del contrato, como:
Número: corresponde al número asignado al contrato laboral. El sistema tomara el número de cedula del empleado por defecto y adicionara un consecutivo al contrato.
Centro de trabajo: permite asociar el empleado al centro de trabajo correspondiente. Para más información Centros de trabajo.
Estado: indica el estado actual del contrato, por ejemplo, activo, retirado, suspendido u otros.
Tipo: permite seleccionar la modalidad del contrato laboral, por ejemplo, termino fijo, término indefinido, aprendizaje u otros.
Tipo de liquidación: establece la forma en que se realizará la liquidación del salario del empleado, por ejemplo, salario fijo o variable.
Ubicación principal
Permite registrar la información correspondiente al lugar donde el empleado desarrolla sus actividades laborales:
Ciudad de trabajo: establece la ciudad o municipio donde se encuentra ubicado el puesto de trabajo.
Dir. de trabajo: permite registrar la dirección correspondiente al lugar de trabajo.
Medio de pago: define el mecanismo mediante el cual se realizará el pago al empleado, por ejemplo, transferencia.
Fechas del convenio/contrato
Permite registrar las fechas relacionadas con la vigencia y condiciones del contrato:
Inicia: fecha de inicio del contrato.
Vence: fecha de terminación o vencimiento, cuando corresponda.
Vacaciones: fecha utilizada para establecer la información relacionada con el período de vacaciones.
Cesantías: fecha asociada al registro de cesantías del trabajador.
Vinculación
En esta sección se registra información relacionada con el cargo y las condiciones específicas de vinculación del empleado:
Cargo: permite seleccionar el cargo que desempeña el trabajador. Puede crearlo desde la opción de "...".
Tipo: establece la modalidad o jornada de trabajo.
Acto adm.: permite registrar el número o referencia del acto administrativo asociado a la vinculación, cuando aplique.
Grado: permite establecer el grado correspondiente al cargo, cuando aplique.
Fec. posesión: registra la fecha en la que el empleado tomó posesión del cargo.
Número interno: permite registrar un identificador interno del empleado.
Patronal: permite asociar la información patronal correspondiente.
En el costado derecho se encuentran los campos relacionados con la finalización del vínculo laboral:
Motivo del retiro: permite seleccionar la causa por la cual finaliza el contrato.
Indemnización: permite registrar la información relacionada con la indemnización, cuando aplique. Puede consultar Indemnización laboral.
Tiempo de prueba (días): establece la duración del período de prueba del trabajador.
Horas a trabajar (mes): permite establecer la cantidad de horas laborales aquí siempre debe estar establecido bajo 240 horas.
Herramientas
El menú Herramientas permite realizar acciones adicionales sobre el contrato, como:
Imprimir contrato: genera la impresión del contrato registrado.
Imprimir carné: permite generar el carné del empleado.
Certificado de retiro: genera un certificado asociado a la terminación del vínculo laboral.
Certificado vigente: permite generar un certificado que acredita la vigencia del contrato.
En la pestaña "Otros" podrá configurar información adicional relacionada con las condiciones laborales y de pago del empleado. Entre los datos que se pueden establecer se encuentran el salario básico, área, ubicación dentro de la empresa, información bancaria para el pago de la nómina y la configuración relacionada con la aplicación de retención en la fuente al empleado.
Salario: debe dar clic en el botón de los tres puntos, en el cual se habilita la ventana para digitar el valor del salario básico, y el periodo de aplicación; allí debe dar clic en el botón "Actualizar contrato":
Con ello quedará relacionado el salario del empleado en el contrato.
Posteriormente, debe continuar con la parametrización de la siguiente información:
Área: seleccione el área a la cual pertenece el empleado (administración, ventas o producción).
Ubicación Adicional: seleccione la información de dependencia, sucursal, centro y subcentros de costos.
Para pagos en Bancos: el banco debe estar creado en el catálogo de terceros y clasificado como tal; seleccionar el tipo de cuenta y digitar el número, adiciona el código del banco y la ciudad donde está radicada la cta.
Retención en la fuente: activar el parámetro si aplica retención en la fuente y si fuere el caso, digitar los valores a tener en cuenta para el cálculo en la liquidación.
Datos Adicionales: en la parte inferior de la ventana permite activar parámetros por si se requiere como: si el contrato incluye los sábados, no se debe liquidar auxilio de transporte o si es aprendiz SENA.
En la pestaña "Seguridad Social" se configura la información relacionada con los aportes al Sistema de Seguridad Social, parafiscales y prestaciones sociales que aplican al trabajador. Esta parametrización determina los conceptos que SysCafé tendrá en cuenta durante la liquidación de nómina.
La información se encuentra organizada en diferentes secciones:
Liquidar Seguridad Social
Permite seleccionar los conceptos de seguridad social y parafiscales que serán liquidados para el trabajador:
Salud: activa la liquidación del aporte correspondiente al sistema de salud.
Pensión: activa la liquidación del aporte al sistema de pensiones.
ARL: activa la liquidación de los aportes correspondientes a riesgos laborales.
Caja de Compensación: permite incluir el aporte a la caja de compensación familiar.
SENA: permite incluir el aporte correspondiente al SENA, cuando aplique.
ICBF: permite incluir el aporte al ICBF, cuando corresponda.
Cesantías/CAD: permite incluir la liquidación de cesantías.
Intereses Cesantías/Interés CAD: permite liquidar los intereses sobre las cesantías.
Vacaciones/Sueldo anual: permite establecer la liquidación correspondiente a las vacaciones.
Prima/Compensación semestral: permite incluir la liquidación de la prima de servicios o su compensación, según corresponda.
También se encuentran opciones adicionales para establecer condiciones específicas de liquidación, como salud al 100 %, pensión al 100 %, porcentaje sobre vacaciones causadas y descontar días en primas.
Entidades de seguridad social
En esta sección se seleccionan las entidades a las cuales se encuentran afiliados los trabajadores, como:
EPS: entidad prestadora de servicios de salud.
AFP: administradora de fondos de pensiones.
ARL: administradora de riesgos laborales.
Caja de Compensación: entidad correspondiente al aporte parafiscal.
ESAP, SENA, ICBF y Ministerio de Educación: permiten establecer las entidades o conceptos asociados a los respectivos aportes, cuando apliquen.
Riesgo
Permite establecer la información relacionada con la clasificación del riesgo laboral del trabajador:
Tipo: permite seleccionar el nivel de riesgo correspondiente.
Calcular RIESGO en periodo: define el período de la nómina en el que se realizará la liquidación del aporte correspondiente a riesgos laborales (ARL), de acuerdo con la periodicidad de pago configurada para el trabajador.
Por ejemplo, cuando la nómina es quincenal, esta opción permite establecer:
Todos: el valor del riesgo se liquida de manera proporcional a los días correspondientes a cada período de nómina.
1: el valor total del riesgo se liquida en la primera quincena.
2: el valor total del riesgo se liquida en la segunda quincena.
Calcular Parafiscales (CCF, SENA, ICBF) en período: define el período de la nómina en el que se realizará la liquidación del aporte correspondiente a parafiscales, de acuerdo con la periodicidad de pago configurada para el trabajador.
Por ejemplo, cuando la nómina es quincenal, esta opción permite establecer:
Todos: el valor del riesgo se liquida de manera proporcional a los días correspondientes a cada período de nómina.
1: el valor total se liquida en la primera quincena.
2: el valor total se liquida en la segunda quincena.
Calcular Retención: permite establecer el periodo en el que se calculará la retención.
Por ejemplo, cuando la nómina es quincenal, esta opción permite establecer:
1: el valor total se liquida en la primera quincena.
2: el valor total se liquida en la segunda quincena.
Primas extralegales
Permite configurar conceptos de primas y bonificaciones extralegales que puedan aplicar al trabajador, como:
Prima de Navidad
Prima de vacaciones
Bonificación por servicios
Bonificación primer semestre
Bonificación segundo semestre
Bonificación recreación
Para algunos conceptos es posible establecer los días, divisor o días provenientes de otro ente, de acuerdo con la forma en que se determine su cálculo.
Estructura Excel para Importar
A través de esta herramienta, podrá relacionar la información de los trabajadores y crear los contratos laborales de manera simultánea.
Para obtener la estructura en Excel debe ingresar a Exportar Catálogos y diligenciar el catálogo de contratos (CONTRATO), y deberá diligenciar la siguiente información:
A. Tercero: relacionar el nit o cédula del trabajador.
B. Contrato: relacionar el número del contrato, que corresponde a la cédula del trabajador presidido del número 01 (el número depende de la cantidad de contratos asociados al tercero).
C. Estado: determinar si el contrato está activo (A) o retirado (R).
D. Código de cargo: permite relacionar el código que respalda el cargo que ocupa el trabajador.
E. Tipo: permite relacionar el tipo de contrato que tiene el trabajador como: termino fijo, variable, estatal mixto; entre otros.
F. Fecha de inicio: corresponde al día, mes y año en que el trabajador inicia una vinculación laboral con la empresa.
G. Fecha de vencimiento: corresponde al día, mes y año en que el trabajador finaliza vinculación laboral con la empresa.
H. Fecha de últimas vacaciones pagas: corresponde al último periodo de vacaciones que fue disfrutado por el trabajador.
I. Tipo de vinculación: relacionar el tipo de vinculación que tiene el trabajador como: tiempo completo, parcial, prestación de servicios; entre otros.
J. Banco: registrar el nit del banco.
K. NCuenta: relacionar el número de la cuenta bancaria del trabajador.
L. Tcuenta: indique si la cuenta es propia (P) o ajena (A).
M. Nómina: asignar el código del centro de trabajo a la cual pertenece el trabajador.
N. Básico: sueldo básico del trabajador.
O. Ciudadt: hace referencia a la ciudad donde va a desempeñar las funciones el trabajador.
P. Nhoras: determinar el número de horas laboradas al mes, este campo depende del tipo de vinculación, Ejemplo: tiempo completo 240 horas, tiempo parcial 120 horas; etc.
Q. Seguridad Social: marcar como VERDADERO o FALSO cada uno de los conceptos que se deben liquidar.
R. Centro: diligenciar el código del centro de trabajo.
S. Subcentro: diligencie el código del subcentro de trabajo, si aplica.
T. Asignado: área a la cual se encuentra asignado el trabajador, como: administración, ventas o producción.
U. Indepen: debe relacionar VERDADERO o FALSO si el trabajador es independiente.
V. Riesgo: diligenciar el código del riesgo al que pertenece el trabajador.
W. Prestaciones: marcar como VERDADERO o FALSO si se van a provisionar cesantías, intereses, prima o vacaciones.
X. Tsabado: Marque VERDADERO o FALSO si el trabajador labora los sábados.
Y. Cesantías: relacionar la fecha de las últimas cesantías pagas.
Z. Aprendiz: Marque VERDADERO o FALSO si es o no aprendiz SENA.
AA. Ciudad: asigne el código de la ciudad del trabajador.
BB. MedPago: seleccionar el código del medio de pago.
CC. Distrabaja: indique la dirección donde desempaña las labores el trabajador.
Nota: NO realizar ningún cambio en los formatos de celdas, ocultar y/o adicionar columnas, crear nuevas hojas de cálculo dentro del mismo archivo, ya que esto podrá generar error al momento de importar el catálogo.
Tan pronto relacione la información, debe guardar el archivo Excel en la estructura Libro Microsoft Excel 5.0/95, y realice el proceso de Importar Información.
Finalmente, siguiendo este paso a paso lograrán crear y configurar el contrato laboral.
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